Заказы на внутрихозяйственные нужды (Requisition Self-Service)

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» (ЗнВН) упрощает процесс внесения спецификаций заказов на внутрихозяйственные нужды для ваших сотрудников, освобождая время для решения более серьезных задач. С использованием данного модуля, ваши сотрудники сами могут вносить свои внутренние заказы непосредственно в систему. При использовании «Заказов на внутрихозяйственные нужды», все согласования, необходимые для утверждения заказа, пройдут в электронном виде с уполномоченными лицами, и это тоже позволит вашим сотрудникам сконцентрироваться на других задачах, например, качестве закупаемых товаров или работах, требующих специального контроля.

Ситуация:

Ваши сотрудники «на вы» с компьютером, а также не проходили обучения по работе с корпоративной системой управления. Практика показывает, что большинство сотрудников не проходили обучения всей функциональности установленной на предприятии системы управления, поэтому им нужен простой и интуитивно понятный механизм поиска и выбора для заполнения спецификации заказа на закупку товаров и/или услуг для внутрихозяйственных нужд.

Ваши сотрудники заказывают неверные, нестандартные или устаревшие номенклатурные позиции у поставщиков: ваши сотрудники могут искать необходимое для заказа на множестве различных web-сайтах поставщиков, а руководство предпочитает сконцентрировать усилия подчиненных на поиске конкретных предложений конкретных поставщиков.

Руководство и закупщики нуждаются в точных данных для анализа и принятия правильного решения при согласовании и исполнении заявок. Единые правила формирования названий номенклатурных позиций могут обеспечить необходимые данные для анализа продаж.

Закупщику нужна точная спецификация для создания заказа на закупку: товары и услуги, запрашиваемые пользователем, требуют наличия верной закупочной информации, например, ФИО исполняющего данный заказ закупщика, реквизиты партнеров и другая информация, необходимая для отнесения затрат на закупку на конкретный отдел и/ или счет.

Ваш сотрудник не в состоянии отслеживать процесс исполнения созданной заявки или согласованного заказа на закупку. Часто бывает, что сотрудники вносят в систему заявку, но затем теряют ее или связанный заказ из вида на очередном этапе согласования, это ведет к излишне частым обращениям сотрудников в отдел закупок с вопросами «ну, как там мой заказ?»

Решение:

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» автоматизирует процесс ввода запросов заказчиков с помощью простой web-системы заказов. Сотрудники создают, наполняют и отслеживают исполнение своих заказов с помощью интуитивно понятного web-интерфейса. Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne берет на себя контроль за тем, чтобы правила закупки, предпочитаемые поставщики и ценовые соглашения соблюдались неукоснительно. Самостоятельные и уполномоченные сотрудники будут принимать быстрые и правильные решения, если рутинные закупочные операции будут автоматизированы. Это позволяет профессионалам-закуп- щикам освободить время для более важных стратегических задач. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволит вашим сотрудникам:

• Гибко подходить к заказу товаров
• Соблюдать закупочные бюджеты и внутренние регламенты
• Снизить затраты на внутрихозяйственные закупки

Гибкий подход к заказу товаров

Повышает производительность труда специалистов, контролирует закупаемое и снижает ошибки «испорченного телефона» с помощью механизма самообслуживания.

Web-интерфейс помогает быстрому внедрению и адаптации специалистов: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» предоставляет сотрудникам простой и интуитивно понятный интерфейс для работы. Пользователь выбирает продукты и услуги, которые ему нужны из иерархической структуры со ссылками на дополнительную информацию, описание, рекомендуемых поставщиков и т.п. Web-архитектура решения позволяет размещать и отслеживать заказы с помощью любого web-браузера без установки дополнительного программного обеспечения. В результате, у сотрудников есть доступ к необходимой информации и интерфейс, с которым просто и удобно работать.

Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволяет отделам закупок устанавливать, к каким именно товарам и услугам будут иметь доступ все остальные сотрудники. Пользователи могут переходить в каталоги товаров, размещенные на сайтах поставщиков, добавлять что-то в свою «потребительскую корзину» и возвращаться обратно для проверки и утверждения. Полный каталог также может быть закрыт для просмотра, если есть такая договоренность с поставщиком. Для товаров и услуг, которые можно закупить у нескольких поставщиков, предусмотрено наглядное, иерархическое представление информации о поставщиках, связанных с данными товарами. Это помогает быстрее решить, у какого именно поставщика надо делать данный заказ.

Заполнение спецификации инициатором заявки и механизм управления изменениями сохраняет нервы и время закупщиков: Отдел закупок завален обращениями о статусах заказов «ну, как там?!» и это отнимает кучу времени. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» позволяет сотрудникам самостоятельно контролировать созданные ими заказы от процесса согласования и до оплаты/оприходования. Теперь инициаторы сами могут контролировать статусы заказов, изменять или отменять какие-то отдельные позиции. Это тоже освобождает отдел закупок от рутинной работы по отслеживанию заказов, контроля изменений, позволяя сфокусироваться на более важных операциях.

Особые запросы: бывает и так, что необходимые материальные ценности или услуги отсутствуют в представленном иерархическом каталоге. С использованием функции OracleJD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» — «Особый запрос» отдел закупок может принять в работу и контролировать выполнение таких нестандартных заказов. «Особый запрос» объединяет основную информацию, такую как предпочитаемые поставщики, категория товара, цена (если, конечно, эти данные присутствуют в системе). Дополнительная информация, например, серийный номер

оборудования, и возможность прикреплять любую текстовую и графическую информацию позволяет обрабатывать заказы на «нестандартные» позиции так же точно, как и на все остальные «стандартные» товары.

Соблюдение принятой политики закупок

Обеспечение правильности учета и поддержка процесса согласования: Модуль Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» обеспечивает соблюдение существующих правил закупок (включая контроль лимитов по бюджетам) по каждой операции от возникновения потребности до факта оплаты и отгрузки. Настраиваемые механизмы и маршруты согласования дают уверенность в том, что каждая закупка согласовывалась уполномоченными на то людьми, в соответствии с внутренними регламентами и с учетом требуемых параметров: количеств, подателя заявки, департамента, проекта и т.п. В процессе работы обычно бывает необходимо использовать параллельные и последовательные маршруты согласования, а также добавлять лиц, уполномоченных принимать решения и/или проверяющих.

А функция согласования по e-mail позволяет согласовывать запросы в любое время и в любом месте. Поддерживаются ключевые методы ведения учета, такие как, например, проверка лимита бюджета, учет существующих обязательств, отнесение затрат на подразделение/проект. Администраторы могут определить права доступа на операции с бюджетом. Податели заявок в реальном времени могут контролировать выделенный закупочный бюджет и определять доступность средств для закупки. С помощью данной функциональности автоматизируются рутинные процедуры по соблюдению регламентов.

В каждом заказе контролируются цены и условия поставщика: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» обеспечит отображение цен и условий выбранного поставщика в каждом формируемом заказе. Условия поставщика настраиваются один раз и в дальнейшем используются во всех взаимоотношениях с данным поставщиком. Система также поможет вашим закупающим подразделениям в точности выполнять существующие соглашения, направляя сотрудников к предпочитаемым поставщикам, и обеспечивает агрегирование заказов для получения скидок за объем. С использованием Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» вы, в конечном итоге, сэкономите средства на закупках.

Снижение затрат на процесс закупок

Снижение затрат на закупки обеспечивается за счет снижения накладных расходов по каждой операции, контроля за необоснованными расходами и использования в полной мере выгодных условий ваших поставщиков.

Автоматизация всего процесса снижает затраты на проведение операций: Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» резко снижает расходы на проведение операций, автоматизируя ресурсоемкий процесс закупки. Конечные пользователи (ваши сотрудники) могут легко внести заказ на товары/услуги, не отвлекая специалистов по закупкам. Как только заявка согласована, на ее основании создается заказ на закупку и направляется поставщику. Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» поддерживает полный спектр оповещения поставщиков — от отправки факсимильных сообщений до всесторонней поддержки EDI (Electronic Document Interface — интерфейс обмена электронными документами) или даже XML-интеграцией с системами поставщиков, используя встроенное решение для интеграции Oracle JD Edwards EnterpriseOne Direct Connect. Создание заказов в электронном виде и передача их при помощи современных средств связи – это способ снижения накладных расходов по операциям, предлагаемый Oracle JD Edwards EnterpriseOne.

Контроль необоснованных расходов: Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» борется с незапланированными расходами с помощью единой системы ввода заказов на закупку. Решение настолько удобно, что для ваших сотрудников гораздо проще создать заказ на закупку с использованием системы, нежели в обход ее. Управление каталогом доступных позиций от проверенных поставщиков, а также соблюдение внутренних регламентов с помощью настраиваемых маршрутов согласования сдерживает необоснованные расходы.

Система сохраняет всю информацию о затратах и закупках, так что, если ваши расходы регулярно выходят за рамки регулирования внутренними регламентами/бюджетами, это повод для внимательного анализа данных о затратах и корректировки правил/бюджетов в будущем.

Соблюдение условий контракта и цен – путь к получению более выгодных условий:

Когда заявки превращаются в заказы на закупку, необходимо проверять существующие соглашения для максимально возможной экономии. Система Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды» работает в тесной интеграции с Системой Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Закупки и субподрядные соглашения» и может обращаться к условиям контрактов.

В данном случае нам понадобится информация о поставщике, товаре, подразделении чтобы определить соглашение и обратиться к его условиям. Исключения потребуют вмешательства специалиста по закупкам, в тех случаях, когда система не может автоматически определить наиболее выгодного поставщика. Заказывающие получают скидки, бонусы за объем и т.п., как если бы они были экспертами по закупкам.

Функциональные возможности

• Дружественный web-интерфейс
• Простой – в три шага – процесс внесения заявки
• Возможность расширения заявок в процессе работы
• Сводные отчеты по заявкам
• Иерархическая структура каталога
• Ссылки на каталоги поставщиков

Интеграция решения

• Бесшовная интеграция со всеми приложениями OracleJDEdwardsEnterpriseOneSRM (SupplierRelationshipManagement – управление взаимоотношениями с поставщиками)
• Проверка соответствия и контроль ошибок заявок, заказов на закупку и счетов на оплату
• Управление сотрудниками, формирующими заявки из OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Персонал» (HumanResources)
• Контроль обязательств в OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Управление проектами» (ProjectManagement) для получения полной картины в разрезе проектов
• Связь заказываемого оборудования с OracleJDEdwardsEnterpriseOne«Основные Средства» (CapitalAssetsManagement)

Итак, резюмируем основные функции блоков, входящих в Oracle JD Edwards EnterpriseOne «Заказы на внутрихозяйственные нужды»:

Управление заявками:

• Полный контроль за прохождением заявки
• Возможность отмены, как всей заявки, так и отдельных позиций
• Управление изменениями заявок
• Получение товаров
• Возвраты поставщику

Согласование заявок:

• Настраиваемый документооборот и маршруты согласования
• Поддержка субординации
• Поддержка согласований по e-mail
• Поддержка организационных изменений

Соблюдение внутренних регламентов и соглашений:

• Контроль лимитов бюджетов в реальном времени
• Привязка статей затрат
• Правила выбора наилучшего поставщика
• Контроль условий контрактов